A partire dal 1° gennaio 2019, le fatture elettroniche diventeranno obbligatorie. Ma che cosa cambierà rispetto al passato? E quali saranno le sanzioni in caso di mancato rispetto della normativa? Ecco quello che c’è da sapere
Il conto alla rovescia è iniziato: a partire 1° gennaio 2019 le fatture cartacee usciranno di scena.
Diventerà obbligatoria la fatturazione elettronica per tutti i soggetti IVA e per tutte le operazioni (cessione di beni e prestazioni di servizi).
Ma che cos’è la fattura elettronica?
L’Agenzia delle Entrate definisce la fattura elettronica come un documento informatico che, per essere valido, deve avere queste caratteristiche:
• deve essere emesso in uno specifico formato (XML) ed essere creato seguendo precise specifiche tecniche;
• deve essere firmato con una firma elettronica qualificata;
• deve riportare una marca temporale;
• deve essere trasmesso per via telematica al Sistema di Interscambio (SdI), che poi provvederà a recapitarlo al destinatario della fattura;
• deve essere conservato digitalmente (conservazione sostitutiva).
Viene introdotto il Sistema di Interscambio
A partire dal 1° gennaio non sarà più possibile spedire la fattura al cliente e poi consegnarla al commercialista per la registrazione in contabilità.
La fattura elettronica dovrà essere trasmessa e ricevuta esclusivamente con il Sistema di Interscambio (SdI) predisposto dall’Agenzia delle Entrate.
In altre parole:
• il soggetto trasmittente invierà il documento elettronico al SdI mediante appositi canali;
• il SdI recapiterà la fattura al destinatario, che potrà riceverla dotandosi a sua volta di un apposito canale di ricezione, o in alternativa, accedendo a un’apposita area autenticata del sito dell’Agenzia delle Entrate.
Sarà possibile trasmettere sia fatture singole, sia lotti di più fatture.
Chi è autorizzato a spedire la fattura al SdI?
La fattura elettronica può essere trasmessa al Sistema di Interscambio:
• dal soggetto obbligato a emetterla ai sensi dell’art. 21 del DPR 633/72;
• da un intermediario che agisce per conto del soggetto obbligato all’emissione e che può essere anche un soggetto diverso dagli intermediari abilitati individuati dall’art. 3 del DPR 322/98. In quest’ultimo caso occorre indicare nella fattura i dati del soggetto incaricato. Resta ferma, in ogni caso, la responsabilità del soggetto passivo.
Quali canali possono essere usati per la trasmissione delle fatture al SdI?
La fattura elettronica può essere trasmessa al SdI utilizzando:
• i servizi informatici messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate (procedura web e app utilizzabili anche per formulare correttamente la fattura);
• la posta elettronica certificata (PEC);
• gli specifici canali di colloquio con il Sistema di Interscambio.
Tra le soluzioni a disposizione per la trasmissione delle fatture elettroniche al SdI, l’attivazione di questi canali specifici è la più onerosa. Si rende infatti necessario un processo di accreditamento al Sistema di Interscambio per poter impostare le regole tecniche di colloquio tra l’infrastruttura informatica del soggetto trasmittente e il SdI. Al termine del processo di accreditamento, che può richiedere anche alcuni mesi di tempo, viene rilasciato il codice destinatario (di 7 cifre) associato al canale telematico attivato.
Come si conservano le fatture
Le fatture elettroniche devono essere conservate in modalità elettronica (art. 39 del DPR 633/72. È possibile usufruire di un servizio di conservazione elettronica delle fatture (conforme al DPCM 3.12.2013), aderendo a un accordo pubblicato nell’area riservata del sito web dell’Agenzia delle Entrate.
Il servizio sarà utilizzabile:
• dai soggetti passivi IVA residenti, stabiliti o identificati ai fini IVA in Italia;
• dai relativi intermediari appositamente delegati, anche diversi da quelli di cui all’art. 3 co. 3 del DPR322/98.
E se il destinatario della fattura risiede all’estero?
L’Agenzia delle Entrate ha chiarito che le fatture emesse verso soggetti non residenti, non stabiliti e non identificati ai fini IVA in Italia non sono soggette all’obbligo di fatturazione elettronica. Le operazioni che riguardano questi soggetti potranno quindi essere documentate con le classiche fatture cartacee o, in alternativa, con quelle elettroniche, che potranno essere inviate al SdI. In tal caso, nel campo “codice destinatario” della fattura sarà inserito il codice “XXXXXXX”.
I dati delle fatture così “trasformate” si intenderanno già acquisiti dall’Agenzia delle Entrate ai fini della comunicazione delle operazioni transfrontaliere introdotta dalla legge di bilancio 2018.
Non è ammessa, invece, la trasmissione al SdI delle fatture ricevute da soggetti esteri.
Riguardo a queste ultime sarà quindi necessario trasmettere, entro l’ultimo giorno del mese successivo a quello della data di ricezione del documento, la comunicazione dei dati delle operazioni transfrontaliere (ex spesometro).
Chi è esonerato dalla fattura elettronica
Sono esonerati dall’obbligo di fatturazione elettronica i soggetti passivi IVA che si avvalgono:
• del regime dei minimi;
• del regime forfetario.
Sanzioni
Qualora non vengano rispettate le nuove disposizioni, le fatture saranno considerate come non emesse. In più, saranno previste delle sanzioni dal 90% al 180% dell’IVA sia per l’emittente che per il destinatario della fattura.
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